Ile kosztuje scena z ekranem LED na konferencję w 2026 (konkretne widełki)

Koordynator konferencji wchodzi do przeglądarki Google, wpisuje „wynajem sceny na konferencję cena” i trafia na strony, gdzie zamiast cennika jest przycisk „Zapytaj o wycenę”. Albo cennik jest, ale na sprzęt, w formacie 300 PLN za metr kwadratowy ekranu dziennie. Co on ma z tym zrobić? Policzyć sobie powierzchnię ekranu? Doliczyć transport, montaż, techników, realizację?

Dlatego spróbujemy zrobić coś, czego na polskim rynku AV prawie nikt nie robi: podać konkretne widełki dla typowych konferencji, żebyś zanim zaczniesz rozmowę z dostawcą, wiedział mniej więcej, o jakich kwotach rozmawiamy.

Z czego składa się cena

Kompletna oprawa konferencji to nie tylko ekran. Żeby to miało sens wizualnie i dźwiękowo, w cenie powinno być:

Scena i ekran. Podest, ścianka LED, backdrop. Sam ekran LED w wynajmie to 220-400 PLN za metr kwadratowy dziennie (ceny rynkowe 2026). Standardowy ekran 15m² to więc 3 300-6 000 PLN tylko za sam sprzęt, bez obsługi.

Nagłośnienie. Głośniki, mixer, mikrofony bezprzewodowe. Dobry system konferencyjny wynajmiesz od 1000 PLN dziennie wzwyż, zależnie od wielkości sali.

Oświetlenie. Żeby prelegent był widoczny na zdjęciach i nagraniu, a nie wyglądał jak duch. Niezbędne minimum to oświetlenie frontowe. Dla konferencji do 200 osób koszt 1000-2 500 PLN.

Obsługa techniczna. Technicy, realizatorzy dźwięku, wizji czy światła. Liczba osób zależy od skali. Koszt: 800-1500zł PLN netto za osobę dziennie.

Logistyka. Zwykle około 15-20% kosztu sprzętu. W to wchodzi transport, hotele, wyżywienie. Dostawca przyjeżdża dzień wcześniej, montuje, zostaje na próbę techniczną, pakuje się po evencie.

Project Manager. Osoba, z którą rozmawiasz od zapytania do demontażu/feedbacku. Bo spotykacie się na feedback po evencie, prawda? ;-). Jeden numer telefonu zamiast pięciu.

Widełki cenowe dla typowych konferencji

Rozpisaliśmy to po wielkości konferencji, bo to główny czynnik, który decyduje o cenie.

• Konferencja do 100 osób (mała, sala hotelowa)

Typowy zakres: ekran LED 7-11,25m², nagłośnienie do sali, 2-3 mikrofony, podstawowe oświetlenie, dwóch-trzech techników, PM.

Widełki rynkowe: 8 000-15 000 PLN netto.

To format spotkania działu, kameralnej konferencji branżowej albo szkolenia wewnętrznego. Sala hotelowa 80-120 m², prelegent na podwyższeniu, ekran za nim, pilot do prezentacji. That’s it.

• Konferencja 150-300 osób (średnia)

Zakres: ekran LED 15-20m², rozbudowane nagłośnienie, 4-6 mikrofonów, oświetlenie sceniczne, realizator wizji, PM, 3-6 techników.

Widełki rynkowe: 20 000-40 000 PLN netto.

Większość jakościowych konferencji firmowych mieści się właśnie tu. Scena podświetlona, sala dobrze nagłośniona, ekran widoczny z ostatniego rzędu. Dorzucisz streaming, dochodzi 2-4 tysiące PLN.

• Konferencja 300-500 osób (duża)

Zakres: duży ekran LED 20-30m² albo multi-setup, profesjonalne nagłośnienie, pełne oświetlenie sceniczne, oświetlenie architektoniczne, realizacja wizji z kamer, 5-7 techników, PM.

Widełki rynkowe: 40 000-80 000 PLN netto.

Tutaj scena powoli staje się elementem scenograficznym, nie tylko technicznym. Zwykle dochodzi oprawa wizualna: animowane plansze prelegentów, podkłady muzyczne, intro i outro.

• Kongres i duża gala (500-1000+ osób)

Zakres: ogromna scena, scenografia z ekranów LED (40m² i więcej), pełna produkcja wizualna i dźwiękowa, riderowe oświetlenie i nagłośnienia pod artystę scenicznego, realizacja live, streaming, ewentualnie tłumaczenia symultaniczne, zespół 10+ techników.

Widełki rynkowe: 60 000-150 000+ PLN netto.

Przykład z rynku: konferencja na 627 osób, same koszty AV 89 000 PLN (case publicznie udostępniony przez jedną z warszawskich firm AV). W tym przedziale sceny bywają projektowane indywidualnie.

Co podnosi cenę

Lepszy ekran.    Ekran LED P2 (drobniejszy pixel, ostrzejszy obraz) jest o 30-40% droższy niż P3. Dla konferencji, gdzie widz jest oddalony 5+ metrów od ekranu, P3 wystarczy. P2 ma sens tylko przy bliskich ujęciach kamery lub małych pomieszczeniach.

Oprawa wizualna. Animowane plansze prelegentów, intro, przejścia. Podstawowy pakiet animacji to 3 500-8 000 PLN ekstra.

Streaming i realizacja live. Wielokanałowy streaming z realizacją z kamer to 3 000-10 000 PLN w zależności od liczby kamer.

Oświetlenie architektoniczne. Żeby sala wyglądała jak „produkcja”, nie jak spotkanie w konferencyjce. Koszt 2 000-8 000 PLN.

Oświetlenie efektowe. Ruchome głowy beam rysują ostre wiązki w powietrzu, wash daje szerokie, kolorowe tła, spot wyciąga prelegenta z półmroku. Sensowny zestaw na konferencję średniej wielkości to 3 000-6 000 PLN, na kongres lub galę 6 000-15 000 PLN. Różnica w odbiorze sali jest ogromna, bez tego scena wygląda „płasko”.

Ekrany powtórzeniowe, promptery, TV we foyer. Każdy element wyceniany osobno, ale typowo 500-3 000 PLN za sztukę dziennie.

Plan awaryjny. Zapasowy sprzęt, drugi tor sygnału, dodatkowy technik. Formalny plan dokłada 5-15% do wyceny bazowej. Przy ważnych konferencjach firmowych to zwykle dobrze wydane pieniądze.

Co obniża cenę

Sala z gotową infrastrukturą. Niektóre hotele mają swoje podesty sceniczne wiec przy małej/średniej konferencji możesz zaoszczędzić od 1 do 3 tysięcy złotych. Można też oprzeć się o nagłośnienie w obiekcie, ale żadna firma techniczna nie weźmie za nie odpowiedzialności, a technik obiektu bywa nieosiągalny w kluczowych momentach. (o tym będzie osobny tekst)

Poza sezonem. Grudzień, styczeń, luty, lipiec i sierpień to zwykle rabaty 10-15% u większości dostawców.

Umowa ramowa. Jeśli robisz więcej niż 2-3 eventy rocznie z tym samym dostawcą, normalna stawka rabatowa to 10-15%.

Rezygnacja z „ozdobników”. Brak animacji, brak oświetlenia efektowego i architektonicznego, mniejsze ekrany. Można zbić 20-30% wartości budżetu. Pytanie, czy to wizerunkowo ma sens.

Jak sprawdzić, czy wycena jest uczciwa

Trzy pytania, które warto zadać każdemu dostawcy:

1. Co dokładnie wchodzi w tę cenę?

Powinieneś dostać listę pozycji. Nie ogólnik „premium”, tylko konkretny zakres: sprzęt, obsługa, PM, transport, montaż, demontaż, próba techniczna.

2. Co może się zmienić po drodze?

Dobry dostawca powie wprost: „ta cena obowiązuje przy założeniu X, jeśli zmienisz Y, cena wzrośnie o Z”. Uważaj na dostawców, którzy mówią „policzymy później”, „dogadamy się”.

3. Co robicie, jak padnie sprzęt?

Jeśli nie mają na to formalnej odpowiedzi, to znaczy, że w razie awarii improwizują. Na konferencji dla 300 osób to ryzyko, którego nie chcesz brać.

Podsumowanie

Budżet techniki AV powinien zajmować 15-25% całego budżetu konferencji (dla najbardziej rozbudowanych eventów do 35%). Przy średnim budżecie korporacyjnego eventu 127 000 PLN w Warszawie (dane 2025) to kwota 19 000-32 000 PLN tylko na AV. To nie jest luksus, to jest standard.

Dobra wiadomość: kompletną scenę z ekranem LED, nagłośnieniem i obsługą na małą konferencję można dziś mieć od 10 900 PLN netto. Bez dzwonienia i czekania na wycenę.

W Conference Box ceny wszystkich gotowych projektów scen widzisz od razu na stronie. Każdy ma wizualizację 3D, pełny zakres techniczny i cenę. Jeśli potrzebujesz czegoś większego albo bardziej specyficznego, projekt łatwo rozbudujemy: dodatkowy ekran, streaming, pakiet animacji, oświetlenie architektoniczne.